- De sportsecretaris bepaalt een interne deadline voor de inschrijvingen (op basis van de deadline van de wedstrijdorganisatie).
- De trainers geven hun inschrijvingen voor de wedstrijden ten laatste 3 dagen voor de interne deadline per mail door aan de ouders/zwemmers én aan de sportsecretaris. Ouders/zwemmers checken of hun zwemmer/zwemster wel degelijk in de mogelijkheid is om de wedstrijd te zwemmen. In overleg met de trainer wordt eventueel per mail voor de interne deadline aan de sportsecretaris gemeld dat hij/zij niet aan de wedstrijd kan deelnemen en dus niet ingeschreven hoeft te worden. Het is bij voorkeur de trainer die dit aan de sportsecretaris meldt (mét copie aan de ouders), maar kan in bepaalde omstandigheden (deadline bijna verstreken bv.) kunnen ook de ouders rechtstreeks aan de sportsecretaris melden dat hun zwemmer/zwemster niet ingeschreven kan worden (mét copie aan de trainer).
- De sportsecretaris geeft de definitieve inschrijving van de wedstrijd door aan de organiserende club.
In deze fase wordt door de VZF opgemaakt hoeveel startgelden GZVN moet betalen en hoeveel officials er van GZVN aanwezig moeten zijn.
Het is dus van belang om onnodige inschrijvingen te vermijden !!!
- Indien de situatie van de zwemmer/zwemster verandert (ziekte en zeker niet hersteld tegen de wedstrijd, blessure, familiale reden, ...) in de periode tussen inschrijving en 72 uur voor de wedstrijd en hij/zij 100% zeker niet kan deelnemen aan de wedstrijd, dan vraagt VZF om de zwemmer af te melden, zodat de wedstrijdindeling nog geoptimaliseerd kan worden en zo vlotter kan verlopen. Opnieuw is het bij voorkeur de trainer die afmeldt aan de sportsecretaris (mét copie aan de ouders), maar ook hier kan in bepaalde omstandgheden (deadline!) van afgeweken worden en kunnen de ouders rechtstreeks aan de sportsecretaris afmelden (mét copie aan de trainer). 72 uur is de termijn die onze sportsecretaris heeft, gelieve hier als ouder nog enige uren bij te tellen (lees + 24h, dus min. 4 dagen voor de wedstrijd).
Let op: Dit afmelden is niet meer van invloed op het bedrag van de startgelden en het aantal te leveren officials.
Gelieve dus de op voorhand vaststaande onbeschikbaarheid VOOR de inschrijving te melden.
- Als er tussen 72 uur voor de wedstrijd en de wedstrijd zelf nog iets tussenkomt zodat de zwemmer/zwemster niet kan zwemmen, gelieve dit dan ook nog aan de trainer (en de sportsecretaris) te melden, zodat er niet nodeloos op hem/haar gewacht wordt.
De mogelijkheid tot afmelden tot 72 uur voor de wedstrijd is een proef van de VZF. Na zekere tijd zal men dit evalueren en er de nodige conclusies uit trekken. Het kan m.a.w. zijn dat er in de loop van het seizoen, of volgend seizoen, toch weer aanpassingen komen. Ook voor ons is het een proef. Wij zullen waakzaam zijn voor het "wild inschrijven en achteraf afmelden". Zeker met de (voorlopig nog niet helemaal opgeloste) schaarste aan officials kunnen we ons dit echt niet permitteren. Indien nodig, zullen ook wij onze procedure aanpassen.